关于高校公文流转无纸化工作的体会和思考_中国化工贸易杂志社投稿

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关于高校公文流转无纸化工作的体会和思考

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摘要：

公文流转无纸化是公文处理模式的一次变革，所起到的积极作用已经得到广泛认同。目前，许多高校已经推行了此项工作。中国人民大学自2014年4月8日推行公文流转无纸化以来，总共平稳运行各类公文近1.7万件，在提高工作效率、加强公文规范性、减轻基层同志工作负担、增强公文可控性等方面取得了显著效果。笔者作为这项工作的亲历者，试结合多年的公文处理工作实践，谈谈自己的体会和思考。一、公文流转无纸化工作解决的实际问题（一）提高了公文处理效率一是之前我校公文处理实行双轨制，每件公文要处理两次，重复工作；在公文流转无纸化模式下，公文管理员只需登录公文处理系统处理一次即可。二是红头文件直接通过系统下发到相关部门，解决了以往通过收发室转发易丢失、时效性差的问题。三是解决了急件取送不及时的问题。（二）减轻了基层同志工作负担校内各单位办公室主任往往身兼公文管理员、财务干事、人事干事、外事干事、资产管理员等多重角色，上面千条线，下面一根针，省去人力取送公文的环节，有效节约了基层同志的办公时间，减轻了工作负担。（三）加强了公文可控性公文流转无纸化模式下，校内报文和校外来文可实时查询，尤其是各报文单位可自行查询公文流转进度，保证了红头文件的有效发放，较好地实现了对公文的全流程监控。二、推行公文流转无纸化工作的几点体会（一）要找准推行工作的着力点要充分发挥办公室综合协调的职能，不仅要协调好与设备处、信息技术中心、财务处等相关部处的关系，也要协调好与全校各单位办公室主任的关系，这个群体的同志既是使用者也是执行者；既要落实好公文系统的使用又要抓好本单位其他同志的培训工作，责任到人，以点带面，取得了显著效果。（二）要始终坚持督查督办在高校推行无纸化办公，仅仅依靠发红头文件或在网站主页上挂通知是不够的，尤其是高校没有党政机关那样的行政力度和执行能力，所以一定得落实到人，责任到点，全程全方位督查督办。（三）要坚持“走下去、请进来”相结合的工作方法采用“走下去、请进来”的工作方法，对于集中培训后还没有掌握操作要领的同志，采用上门服务或者请基层办公室主任来学校办公室现场报文相结合的方式，帮助其解决问题。（四）要充分发动学生推行公文流转无纸化工作，就像安装宽带和有线电视一样，系统本身运转正常还不够，每一个客户端还得有人调适。全校70多个单位，500多用户，仅仅依靠学校办公室文书科4位同志是远远不够的。高校最丰富的资源就是学生资源，在此次推行工作中，校团委推荐的优秀学生干部发挥了重要作用。（五）要积极促进习惯养成公文流转无纸化给每位同志带来的最大冲击就是阅读、批阅和查询公文习惯的改变，尤其对于不经常使用电脑的同志。科学技术日新月异，办公自动化系统的应用不断拓展，大家只要通过这次改革养成新的阅读、批阅和查询公文的习惯，就能够更好地适应未来信息化时代的办公要求。（六）要确定新的公文处理工作方法公文处理模式的变革带来的是公文处理方法的改变，涉及敏感信息的非涉密文件、财务文件、审计报告等公文该如何处理，高校寒暑假期间该如何处理公文，都应在规章制度的框架下，结合高校工作实际加以规范，形成制度和工作方法。（七）要以此为契机严格规范公文写作我校公文处理系统公文正文部分是借助word软件生成的，可修改并能保留修改痕迹，这与传统纸质公文相比修改成本大幅降低。高校的督办工作开展起来比较困难，大多数时候只能是“柔性督办”，应以此为契机，严格落实《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）的相关要求，规范公文写作。三、进一步加强公文流转无纸化工作的管理（一）解决问题应持之以恒在整个工作中，最困难的事情就是把《条例》要求的公文要素、流转程序、行文规则以及高校的实际情况落实到公文处理系统上，坐而论道容易，找到办法不易，电脑虽比人脑速度快、容量大，但灵活性不足，如何应对公文处理过程中的各种问题是我们重点攻克的难题。解决这个问题需要在实践中不断发现、不断总结、不断修改。同时，办公自动化技术也在迅速发展，新技术的运用势在必行。在以教学科研为基础的前提下，应持之以恒地加强专业干部的培养和专项资金的投入。（二）公文处理系统对《条例》的落实应严格全面在调研筹备阶段，有的高校为了设计方便把公文处理的一些环节省去，或者权限设定模糊，一个账号可以分设几个角色。我校也有同志提出高校的公文处理工作没必要像党政机关那样严格。《条例》规定的公文流转程序，既保证了公文的处理速度，也保证了公文的规范性和可控性。所以，公文处理系统的设计要严格落实《条例》的相关要求。技术革新带来的办公效率提升需要相关制度的保障，只有严格落实《条例》的相关要求，才能保证电子公文的权威性，真正提升工作效率。（三）信息安全工作应牢牢抓在手上经调研，目前高校主要采取“涉密信息不上网，敏感信息不上网”和严格控制相关同志权限的措施作为制度保障，采用CA认证、双机热备、盘阵、每天次整库备份等措施作为技术保障。从实践来看，效果尚可。但是对于安全保密工作应有更高的要求。学校办公室应在总体管理和制度落实上负主责，信息技术中心应在技术保障上负主责，尽快推进电子签章和密钥的使用，真正把信息安全牢牢抓在手上。公文流转无纸化是公文处理模式的一次变革，所起到的积极作用已经得到广泛认同。目前，许多高校已经推行了此项工作。中国人民大学自2014年4月8日推行公文流转无纸化以来，总共平稳运行各类公文近1.7万件，在提高工作效率、加强公文规范性、减轻基层同志工作负担、增强公文可控性等方面取得了显著效果。笔者作为这项工作的亲历者，试结合多年的公文处理工作实践，谈谈自己的体会和思考。一、公文流转无纸化工作解决的实际问题（一）提高了公文处理效率一是之前我校公文处理实行双轨制，每件公文要处理两次，重复工作；在公文流转无纸化模式下，公文管理员只需登录公文处理系统处理一次即可。二是红头文件直接通过系统下发到相关部门，解决了以往通过收发室转发易丢失、时效性差的问题。三是解决了急件取送不及时的问题。（二）减轻了基层同志工作负担校内各单位办公室主任往往身兼公文管理员、财务干事、人事干事、外事干事、资产管理员等多重角色，上面千条线，下面一根针，省去人力取送公文的环节，有效节约了基层同志的办公时间，减轻了工作负担。（三）加强了公文可控性公文流转无纸化模式下，校内报文和校外来文可实时查询，尤其是各报文单位可自行查询公文流转进度，保证了红头文件的有效发放，较好地实现了对公文的全流程监控。二、推行公文流转无纸化工作的几点体会（一）要找准推行工作的着力点要充分发挥办公室综合协调的职能，不仅要协调好与设备处、信息技术中心、财务处等相关部处的关系，也要协调好与全校各单位办公室主任的关系，这个群体的同志既是使用者也是执行者；既要落实好公文系统的使用又要抓好本单位其他同志的培训工作，责任到人，以点带面，取得了显著效果。（二）要始终坚持督查督办在高校推行无纸化办公，仅仅依靠发红头文件或在网站主页上挂通知是不够的，尤其是高校没有党政机关那样的行政力度和执行能力，所以一定得落实到人，责任到点，全程全方位督查督办。（三）要坚持“走下去、请进来”相结合的工作方法采用“走下去、请进来”的工作方法，对于集中培训后还没有掌握操作要领的同志，采用上门服务或者请基层办公室主任来学校办公室现场报文相结合的方式，帮助其解决问题。（四）要充分发动学生推行公文流转无纸化工作，就像安装宽带和有线电视一样，系统本身运转正常还不够，每一个客户端还得有人调适。全校70多个单位，500多用户，仅仅依靠学校办公室文书科4位同志是远远不够的。高校最丰富的资源就是学生资源，在此次推行工作中，校团委推荐的优秀学生干部发挥了重要作用。（五）要积极促进习惯养成公文流转无纸化给每位同志带来的最大冲击就是阅读、批阅和查询公文习惯的改变，尤其对于不经常使用电脑的同志。科学技术日新月异，办公自动化系统的应用不断拓展，大家只要通过这次改革养成新的阅读、批阅和查询公文的习惯，就能够更好地适应未来信息化时代的办公要求。（六）要确定新的公文处理工作方法公文处理模式的变革带来的是公文处理方法的改变，涉及敏感信息的非涉密文件、财务文件、审计报告等公文该如何处理，高校寒暑假期间该如何处理公文，都应在规章制度的框架下，结合高校工作实际加以规范，形成制度和工作方法。（七）要以此为契机严格规范公文写作我校公文处理系统公文正文部分是借助word软件生成的，可修改并能保留修改痕迹，这与传统纸质公文相比修改成本大幅降低。高校的督办工作开展起来比较困难，大多数时候只能是“柔性督办”，应以此为契机，严格落实《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）的相关要求，规范公文写作。三、进一步加强公文流转无纸化工作的管理（一）解决问题应持之以恒在整个工作中，最困难的事情就是把《条例》要求的公文要素、流转程序、行文规则以及高校的实际情况落实到公文处理系统上，坐而论道容易，找到办法不易，电脑虽比人脑速度快、容量大，但灵活性不足，如何应对公文处理过程中的各种问题是我们重点攻克的难题。解决这个问题需要在实践中不断发现、不断总结、不断修改。同时，办公自动化技术也在迅速发展，新技术的运用势在必行。在以教学科研为基础的前提下，应持之以恒地加强专业干部的培养和专项资金的投入。（二）公文处理系统对《条例》的落实应严格全面在调研筹备阶段，有的高校为了设计方便把公文处理的一些环节省去，或者权限设定模糊，一个账号可以分设几个角色。我校也有同志提出高校的公文处理工作没必要像党政机关那样严格。《条例》规定的公文流转程序，既保证了公文的处理速度，也保证了公文的规范性和可控性。所以，公文处理系统的设计要严格落实《条例》的相关要求。技术革新带来的办公效率提升需要相关制度的保障，只有严格落实《条例》的相关要求，才能保证电子公文的权威性，真正提升工作效率。（三）信息安全工作应牢牢抓在手上经调研，目前高校主要采取“涉密信息不上网，敏感信息不上网”和严格控制相关同志权限的措施作为制度保障，采用CA认证、双机热备、盘阵、每天次整库备份等措施作为技术保障。从实践来看，效果尚可。但是对于安全保密工作应有更高的要求。学校办公室应在总体管理和制度落实上负主责，信息技术中心应在技术保障上负主责，尽快推进电子签章和密钥的使用，真正把信息安全牢牢抓在手上。